Condizioni generali di servizio Helmium

Versione 1.1 · Ultimo aggiornamento: 21 ottobre 2026

English version below.

1. Parti e oggetto

1.1 Queste condizioni regolano l’uso della piattaforma Helmium (il “Servizio”), fornita da Marco Palumbo, ditta individuale, con il marchio Helmium, Via Giacomo Matteotti N 144 INT 2, 55049 Viareggio (LU), Italia, Partita IVA IT02763700461, email marco@helmium.com (“Helmium”).

1.2 Il Servizio è riservato a imprese e professionisti che agiscono nell’ambito della propria attività (il “Cliente”). Non è destinato ai consumatori.

1.3 Il contratto si compone di queste condizioni, dell’offerta o del modulo d’ordine accettato dal Cliente, dell’Accordo sul trattamento dei dati (DPA) e, per la fase di prova, dell’eventuale accordo di beta. In caso di contrasto prevalgono, nell’ordine: l’accordo di beta o l’offerta firmata, il DPA, queste condizioni.

2. Il Servizio

2.1 Helmium cattura, archivia e organizza le comunicazioni di lavoro che il Cliente scambia tramite i canali che collega (WhatsApp Business ed email), e ne documenta l’integrità con impronte crittografiche e marche temporali.

2.2 Le funzioni di intelligenza artificiale suggeriscono, non decidono. Classificazioni, trascrizioni, estrazioni e proposte possono contenere errori. Ogni decisione resta al Cliente e ai suoi utenti, che verificano le informazioni prima di usarle.

2.3 Helmium può aggiornare e migliorare il Servizio. Le modifiche che riducono in modo sostanziale funzioni essenziali sono comunicate con almeno 30 giorni di preavviso.

3. Servizi di terzi

3.1 Il Servizio si collega a piattaforme di terzi, tra cui la WhatsApp Business Platform di Meta e i servizi di posta di Google e Microsoft. Il Cliente accetta direttamente i termini di quei fornitori quando collega i propri account.

3.2 Helmium non risponde di sospensioni, limitazioni, modifiche o malfunzionamenti dei servizi di terzi, né delle decisioni che quei fornitori prendono sugli account del Cliente. Helmium informa il Cliente senza ritardo quando ne viene a conoscenza.

4. Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• usare il Servizio solo per comunicazioni di lavoro e nel rispetto della legge e dei termini dei servizi di terzi collegati;
• informare le persone con cui comunica sul trattamento dei loro dati, secondo i modelli che Helmium mette a disposizione, e individuare la base giuridica del trattamento, in quanto titolare;
• se collega numeri o caselle usati da propri dipendenti, rispettare prima le norme sul lavoro applicabili, compreso l’art. 4 della L. 300/1970, e fornire l’informativa prevista;
• non inserire metodi di pagamento sugli account Meta collegati, salvo istruzione scritta di Helmium;
• custodire le credenziali, limitarne l’accesso alle persone autorizzate e comunicare subito a Helmium ogni uso non autorizzato.

5. Fase di prova (beta)

5.1 Durante la fase di prova il Servizio è gratuito e fornito “così com’è”, senza livelli di servizio garantiti. Helmium può modificarlo, sospenderlo o interromperlo con un preavviso ragionevole.

5.2 Le condizioni economiche riservate al Cliente dopo la fase di prova sono quelle indicate nell’accordo di beta.

6. Corrispettivi

6.1 I corrispettivi, la periodicità e le modalità di pagamento sono indicati nell’offerta o nel listino accettato dal Cliente. Helmium emette fattura secondo la normativa applicabile.

6.2 In caso di mancato pagamento, Helmium può sospendere il Servizio dopo un sollecito scritto rimasto senza esito per 15 giorni. La sospensione non comporta la cancellazione dei dati.

7. Dati personali

7.1 Per i dati delle comunicazioni Helmium agisce come responsabile del trattamento per conto del Cliente, secondo il DPA, che è parte integrante del contratto. Il trattamento è descritto nell’Informativa privacy della piattaforma.

7.2 Helmium non usa i contenuti del Cliente per finalità proprie, né per addestrare, sviluppare o migliorare sistemi di intelligenza artificiale.

8. Proprietà intellettuale

8.1 Il software, i modelli di classificazione, i prompt, la documentazione e i marchi di Helmium restano di Helmium. Il Cliente riceve un diritto d’uso non esclusivo e non trasferibile per la durata del contratto.

8.2 I contenuti del Cliente restano del Cliente. Il Cliente concede a Helmium il diritto di trattarli al solo fine di erogare il Servizio.

9. Disponibilità e assistenza

Helmium si impegna a mantenere il Servizio disponibile con diligenza professionale e a fornire assistenza via email in orario lavorativo. Livelli di servizio specifici valgono solo se concordati per iscritto. Gli interventi di manutenzione programmata sono comunicati in anticipo quando possibile.

10. Responsabilità

10.1 Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva di Helmium verso il Cliente per qualsiasi causa legata al contratto è limitata all’importo dei corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento. Durante la fase di prova gratuita, la responsabilità è limitata a 100 euro.

10.2 Salvo dolo o colpa grave, Helmium non risponde di danni indiretti, mancato guadagno, perdita di opportunità o danni derivanti da decisioni prese dal Cliente sulla base delle informazioni del Servizio.

11. Durata, recesso e cessazione

11.1 Il contratto dura per il periodo indicato nell’offerta. Salvo diversa indicazione, ciascuna parte può recedere con un preavviso scritto di 30 giorni.

11.2 Helmium può sospendere o risolvere il contratto con effetto immediato in caso di uso illecito del Servizio, violazione grave di queste condizioni o richiesta di un’autorità.

11.3 Alla cessazione il Cliente può chiedere l’esportazione dei propri dati entro 30 giorni. Trascorso tale termine Helmium cancella i dati secondo il DPA e l’informativa della piattaforma.

12. Cessione del contratto

Il Cliente acconsente fin d’ora, ai sensi dell’art. 1407 del codice civile, alla cessione del contratto da parte di Helmium a una società costituita o controllata dal titolare di Helmium, o a chi acquisisca l’azienda o il ramo d’azienda che eroga il Servizio. La cessione ha effetto verso il Cliente dalla comunicazione scritta, alle stesse condizioni.

13. Modifiche alle condizioni

Helmium può modificare queste condizioni con un preavviso scritto di almeno 30 giorni. Se il Cliente non accetta le modifiche, può recedere senza penali prima che entrino in vigore.

14. Comunicazioni

Le comunicazioni si inviano per email agli indirizzi indicati dalle parti o, quando serve una prova di consegna, via PEC.

15. Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Lucca.

16. Approvazione specifica

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente approva specificamente le seguenti clausole: 2.2 e 2.3 (natura dei suggerimenti e valore probatorio); 3.2 (servizi di terzi); 5.1 (fase di prova); 6.2 (sospensione per mancato pagamento); 9 (assenza di livelli di servizio garantiti); 10 (limitazioni di responsabilità); 11.2 (sospensione e risoluzione); 12 (cessione del contratto); 13 (modifiche); 15 (foro competente).

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Helmium Terms of Service

Version 1.1 · Last updated: 21 October 2026

1. Parties and scope

1.1 These terms govern the use of the Helmium platform (the “Service”), provided by Marco Palumbo, sole proprietorship, under the Helmium brand, Via Giacomo Matteotti N 144 INT 2, 55049 Viareggio (LU), Italy, VAT number IT02763700461, email marco@helmium.com (“Helmium”).

1.2 The Service is reserved for businesses and professionals acting in the course of their business (the “Customer”). It is not intended for consumers.

1.3 The contract consists of these terms, the offer or order form accepted by the Customer, the Data Processing Agreement (DPA) and, for the trial phase, any beta agreement. In case of conflict, the following prevail in this order: the signed beta agreement or offer, the DPA, these terms.

2. The Service

2.1 Helmium captures, archives and organises the business communications the Customer exchanges through the channels it connects (WhatsApp Business and email), and documents their integrity with cryptographic fingerprints and timestamps.

2.2 AI features suggest; they do not decide. Classifications, transcriptions, extractions and proposals may contain errors. Every decision remains with the Customer and its users, who check the information before relying on it.

2.3 Helmium may update and improve the Service. Changes that materially reduce essential features are notified at least 30 days in advance.

3. Third-party services

3.1 The Service connects to third-party platforms, including Meta’s WhatsApp Business Platform and Google and Microsoft mail services. The Customer accepts those providers’ terms directly when connecting its accounts.

3.2 Helmium is not liable for suspensions, restrictions, changes or malfunctions of third-party services, nor for decisions those providers take on the Customer’s accounts. Helmium informs the Customer without delay when it becomes aware of them.

4. Customer obligations

The Customer undertakes to:

• use the Service only for business communications and in compliance with the law and the terms of connected third-party services;
• inform the people it communicates with about the processing of their data, using the templates Helmium provides, and determine the legal basis for the processing as controller;
• if it connects numbers or mailboxes used by its employees, first comply with applicable employment rules, including Article 4 of Italian Law 300/1970, and provide the required notice;
• not add payment methods to the connected Meta accounts unless instructed in writing by Helmium;
• keep credentials safe, restrict access to authorised people and notify Helmium immediately of any unauthorised use.

5. Trial phase (beta)

5.1 During the trial phase the Service is free of charge and provided “as is”, without guaranteed service levels. Helmium may change, suspend or discontinue it with reasonable notice.

5.2 The economic terms reserved for the Customer after the trial phase are those set out in the beta agreement.

6. Fees

6.1 Fees, billing periods and payment terms are set out in the offer or price list accepted by the Customer. Helmium issues invoices in accordance with applicable law.

6.2 If payment is not made, Helmium may suspend the Service after a written reminder that remains unanswered for 15 days. Suspension does not entail deletion of data.

7. Personal data

7.1 For communications data, Helmium acts as processor on behalf of the Customer under the DPA, which forms an integral part of the contract. The processing is described in the Helmium Platform Privacy Policy.

7.2 Helmium does not use Customer content for its own purposes, nor to train, develop or improve artificial intelligence systems.

8. Intellectual property

8.1 Helmium’s software, classification models, prompts, documentation and trademarks remain Helmium’s property. The Customer receives a non-exclusive, non-transferable right of use for the term of the contract.

8.2 Customer content remains the Customer’s. The Customer grants Helmium the right to process it solely to provide the Service.

9. Availability and support

Helmium undertakes to keep the Service available with professional diligence and to provide email support during business hours. Specific service levels apply only if agreed in writing. Scheduled maintenance is announced in advance where possible.

10. Liability

10.1 Except in cases of wilful misconduct or gross negligence, Helmium’s total liability to the Customer for any cause related to the contract is limited to the fees paid by the Customer in the 12 months preceding the event. During the free trial phase, liability is limited to EUR 100.

10.2 Except in cases of wilful misconduct or gross negligence, Helmium is not liable for indirect damages, loss of profit, loss of opportunity or damages arising from decisions the Customer takes based on information from the Service.

11. Term, withdrawal and termination

11.1 The contract lasts for the period stated in the offer. Unless otherwise stated, either party may withdraw with 30 days’ written notice.

11.2 Helmium may suspend or terminate the contract with immediate effect in case of unlawful use of the Service, serious breach of these terms or a request from a public authority.

11.3 On termination the Customer may request an export of its data within 30 days. After that period Helmium deletes the data in accordance with the DPA and the platform privacy policy.

12. Assignment

Pursuant to Article 1407 of the Italian Civil Code, the Customer consents in advance to Helmium assigning the contract to a company incorporated or controlled by Helmium’s owner, or to whoever acquires the business or business unit providing the Service. The assignment takes effect towards the Customer upon written notice, on the same terms.

13. Changes to these terms

Helmium may change these terms with at least 30 days’ written notice. If the Customer does not accept the changes, it may withdraw without penalty before they take effect.

14. Notices

Notices are sent by email to the addresses provided by the parties or, where proof of delivery is needed, by certified email (PEC).

15. Governing law and jurisdiction

The contract is governed by Italian law. The Court of Lucca has exclusive jurisdiction over any dispute.

16. Specific approval

Pursuant to Articles 1341 and 1342 of the Italian Civil Code, the Customer specifically approves the following clauses: 2.2 and 2.3 (nature of suggestions and evidentiary value); 3.2 (third-party services); 5.1 (trial phase); 6.2 (suspension for non-payment); 9 (no guaranteed service levels); 10 (limitations of liability); 11.2 (suspension and termination); 12 (assignment); 13 (changes); 15 (jurisdiction).